J’ai fait la connaissance de Marcela et de son activité durant la période Covid19 2020. Merci à ce groupe qui a été créé au tout début de l’épidémie. Elle a accepté gentiment de partager son travail avec moi et je lui suis reconnaissante pour une si belle collaboration, c’est un blog très utile avec plein de bonnes idées. J’espère que vous apprécierez ces conseils autant que moi et que vous les utiliserez lors de la planification de votre prochaine fête à bord ou même à terre.
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Onboard With Marcela
PRÉ-ORGANISATION
planification d’un événement prend beaucoup de temps et vous avez besoin d’une extrême attention aux détails! Si vous n’avez pas le temps de planifier et de préparer tout pour la fête, je vous recommande de demander au purser à bord d’organiser la fête ou de recruter une société événementielle. La planification parfaite est ce qui fera le succès de l’événement, assurez-vous d’avoir suffisamment de temps pour obtenir tous les détails à l’avance. Il est important de trouver des fournisseurs appropriés et fiables (ils ne sont pas tous fiables!) Pour assurer le divertissement, la sécurité et la restauration.
Tout commence par l’objectif de la fête. C’est le «pourquoi» lançons-nous une discussion de groupe. Selon l’objectif de l’événement, s’il s’agit d’un anniversaire, d’une fête du nouvel an, d’un anniversaire de mariage ou simplement pour divertir amis et famille.
Sinon, dans le cas où il s’agit d’un type d’événement de sensibilisation à la marque, vous pourriez obtenir des sponsors pour participer et en partageant les coûts, vous pourriez organiser de superbes (eu) fêtes!
La première étape consiste à accepter et à définir la liste des invités. En fonction de la taille et de la capacité du yacht, vous pouvez prévoir un certain nombre d’invités à bord. Si vous prévoyez une fête au mouillage, la plupart des yachts commerciaux ne vous permettent pas d’avoir plus de 12 invités dormant à bord. Si vous prévoyez d’avoir votre fête à l’intérieur du port, vous pouvez avoir jusqu’à 150 invités à bord (sur un yacht de 60 mètres ++) Ma suggestion serait de la garder petite, pas plus de 100 invités en font une bonne soirée, sinon cela devient vraiment difficile à contrôler, surtout si vous voulez que la fête se déroule sur les ponts extérieurs et vous ne voulez pas d’invités maladroits à l’intérieur avec des verres à vin et qui peuvent endommager les meubles, tapis et autre. Selon le livre “The Tipping point” , un point d’intimité humaine et d’interaction est d’environ 100 à 120 invités.
La gestion des listes d’invités, la liste A, celle qui concerne les VIP (personnes très importantes) et la liste B, qui est la liste au cas où les personnes de la liste A que vous espérez voir mais ne se présentent pas. En termes hollywoodiens, A-list sont les meilleurs acteurs célèbres sur les grands écrans, B-List sont des acteurs moins réussis et C-List sont des acteurs connus de face mais pas de nom.
Il est également important de garder à l’esprit votre ratio invité / équipage afin de garder le client bien servi. Selon le nombre d’invités que vous prévoyez d’avoir, vous devrez peut-être embaucher des extras, des serveurs, des barmans ou des aides pour garder la soirée sous contrôle. Vous devez penser si vous voulez un dîner assis ou un cocktail debout? les serveurs se promènent-ils pour servir des boissons, ou aurez-vous des endroits fixes ou un bar où les clients peuvent aller chercher leur boisson? bien sûr, un bar dynamique faisant un spectacle est toujours un moment fort!
C’est toujours un défi d’estimer le nombre de personnes qui assisteront réellement à une fête; en règle générale, environ 70 à 80% des personnes que vous avez invitées font la règle. Voici une formule rapide généralement utilisée pour calculer le nombre de personnes qui assisteront à l’événement.
Nombre d’invités hors de la ville x 0,55) + (nombre d’invités locaux x 0,85) = estimation totale.
Il est essentiel de commencer par un tableau de vision du thème de la fête. De nos jours, les HNWI ne sont pas si facilement impressionnés, il faut donc beaucoup pour les surprendre. Les parties deviennent plus créatives pour trouver des moyens de garder le “Wow Factor” comme le thème du Great Gatsby .
Le thème influencera la décoration de la fête, le menu de la nourriture, le type de musique et le code vestimentaire des invités. Si c’est une fête à thème de cirque par exemple, vous pouvez servir des hot-dogs et de la barbe à papa et avoir à bord des acrobates, des nains et des clowns pour divertir les invités.
Ensuite, une fois les sessions créatives terminées, nous passons à la partie la moins amusante, puis il est temps de faire un budget. Il est crucial de convenir d’un budget à l’avance, les soirées sur un yacht peuvent coûter environ six chiffres, c’est presque comme planifier un mariage.Afin de faire un budget, nous devons d’abord calculer combien d’heures durera la fête?
Si vous savez que la fête aura lieu de 20h à minuit; alors vous savez que c’est une fête de 4 heures, alors vous pouvez réserver les musiciens en conséquence par exemple. Cela vous aidera également à planifier vos coûts de restauration, car nous savons qu’en général, les gens mangent environ 2 à 3 canapés par heure.
Briefing de l’équipage
Il est très important de bien informer l’équipage de tous les détails de l’événement, du nombre de personnes qui monteront à bord, de qui viendra, combien de temps durera la fête, qui supervisera l’événement, quels seront leurs rôles et responsabilités, quelles sont vos attentes envers eux, etc.
N’oubliez pas qu’ils vivent à bord, nous devons donc respecter cela et les avertir à l’avance afin qu’ils puissent se préparer.Selon le thème de la fête, ils peuvent également décider quels uniformes porter, ou peut-être devons-nous penser aux costumes par exemple.
Pendant l’événement, il est important de s’entendre sur les rôles, qui sera à l’entrée? Qui protégera l’intérieur? qui est la personne en charge?Par exemple, il est important d’avoir toujours une stewardess disponible, pour s’assurer qu’ils peuvent assister et guider les invités.
Restauration
Une soiree reussie depend de la nourriture, de la musique et des boissons! Choisir le bon menu pour impressionner vos invités est primordial !
La plupart des chefs à bord des yachts seront capables et heureux de faire les canapés pour la fête, assurez-vous qu’ils peuvent planifier longtemps à l’avance afin d’obtenir les bonnes provisions d’ingrédients et suffisamment de temps pour les préparer. Parfois, de l’aide supplémentaire de membre d’équipage avec une expérience de base en cuisine peuvent être tres appréciée.
Préparer de la nourriture pour 100 personnes prend des jours de préparation! Cependant, si le chef n’est pas disponible, vous pouvez engager un traiteur, mais si vous voulez vraiment faire le show , une autre idée est d’embaucher un chef célèbre pour faire de la cuisine en direct.
Je prévois habituellement environ 4 à 6 canapés par personne si c’est le seul aliment servi. S’il y a des canapés + dîner, je ferais moins de canapés.
Habituellement, sur la plupart des yachts sur lesquels je suis allée, il y a des canapés et diverses stations de cuisine légère avec des plats comme le risotto, le caviar et les options végétariennes, suivis d’une variété de desserts. Gardez à l’esprit que certaines personnes ont des allergies et soyez également au courant des dernières tendances alimentaires saines (crème glacée à l’avocat matcha !)
Je dirais que la nourriture doit être «adaptée aux yachts», ce qui signifie que vous pouvez la manger en position debout et en discutant, et qu’elle ne s’écroule pas entre vos doigts sur le pont.
Assurez-vous d’avoir suffisamment de poubelles ou d’équipage pour vous débarrasser des restes afin de maintenir la qualité du service appropriée.
N’oubliez pas de planifier les couverts, comment les choses sont-elles servies? quels articles vous avez besoin pour garder la nourriture au chaud, etc. C’est quelque chose dont je suis sûr que le chef prendra soin, mais il est toujours important de le planifier.
Entertainment
Habituellement, lors des soirées sur les yachts, cela commence toujours par de la musique live, un groupe de musiciens live pour créer l’ambiance, puis terminer la fête avec un DJ.
Pour réserver les meilleurs musiciens adaptés à votre thème et événement, je travaille habituellement avec Yilen de “Ieventslifestyle “à Monaco et dans le sud de la France et elle a toujours le meilleur rapport qualité-prix!
Pour les acrobates, les magiciens volants, les danseurs LED et les spectacles uniques avec lesquels je travaille habituellement Talent & Productions. J’ai aussi entendu parler de Scarlett Entertainment mais je n’ai jamais travaillé avec eux.
Il est important de convenir des termes du contrat pour éviter toute déception. Certains artistes, par exemple, ne travaillent que 30 minutes et demanderont ensuite une pause de 20 minutes. Cependant, dans certains cas, ce n’est pas idéal car cette pause de 20 minutes peut casser l’ambiance et les gens peuvent s’ennuyer rapidement.
Assurez-vous également de penser à leurs repas, boissons et accès aux toilettes, et convenez de ce qu’ils sont autorisés ou non (prendre des photos des invités, etc.)
Il existe de nombreuses entreprises qui prennent en charge le son léger, les écrans LED et les effets spéciaux pour votre fête. Cependant, assurez-vous d’obtenir un bon rapport qualité-prix et assurez-vous qu’ils vous offrent un équipement «digne d’un yacht». Cela signifie, propre, professionnel et petit mais suffisamment puissant pour faire passer votre soirée au niveau supérieur. Une excellente entreprise à recommander est “New Generation” (je connais le propriétaire et c’ est un gestionnaire de yacht et connaît les tenants et les aboutissants du yachting! Ils ont des prix raisonnables et sont un excellent atout pour s’impliquer dans votre fête!
Sécurité
Selon les listes d’invités, nous avons parfois même les services secrets à bord, surtout s’il y a des politiciens, des oligarques ou des familles royales à bord.
Bien qu’il existe une liste d’invités stricte, certaines personnes peuvent s’infiltrer, et c’est pourquoi vous devrez peut-être réserver des services de sécurité et des gardes du corps supplémentaires. Nous avons eu des situations où des gens au hasard montaient à bord et volaient des cendriers et du décor! Dans une autre fête, nous avions des sponsors de bijoux de luxe et nous avions plus de 100 millions d’euros de bijoux sur le yacht, donc nous avions des gardes de sécurité et des caméras sur chaque pont.
Si vous choisissez d’avoir un type de sécurité “garde du corps” à la passerelle d’entrée, il est important pour lui de suivre les directives strictes de la politique de liste d’invités, dans certains cas, nous devons même vérifier les pièces d’identité.
Une bonne idée est de fournir des bracelets (une petite astuce: c’est aussi une bonne communication interne pour que l’hôte et les sponsors sachent qui est sur la liste A et qui ne l’est pas) les invités n’ont pas besoin de savoir pourquoi certains portent un bracelet vert et d’autres un jaune par exemple. Une bonne idée est d’imprimer les bracelets avec les logos de vos sponsors ou tout message que vous souhaitez que les invités remarquent.
Parking avec voiturier, les invités se présentent dans Rolls Royce’s, Bentleys, Ferraris, Lamborghinis, toutes sortes d’éditions limitées et de roadsters, même si ce n’est pas un salon de l’automobile, il peut certainement en ressembler un! Certains ports ne peuvent pas gérer trop de places de stationnement privées, il est donc extrêmement important de penser aux services de voiturier.
Je suis allée à une soirée yacht qui avait un parking disponible à proximité et ils ont mis en place des voiturettes de golf pour vous emmener du parking à la soirée.
Pour des raisons de sécurité, vous pouvez envisager de réserver à l’avance certains taxis au cas où certaines personnes ne seraient pas assez sobres pour rentrer chez elles.
Photographe
Faites-en une soirée inoubliable en capturant ces moments magiques par un photographe professionnel pour capturer discrètement les scènes sans déranger les invités.
Les cabines photo sont assez tendance ces derniers temps avec des accessoires amusants ou des artistes de bande dessinée.
Organisation des chaussures
Chaque yacht à sa manière de gérer le rangement des chaussures. S’il y a 100 invités à bord, imaginez combien il est difficile de trouver ses chaussures en partant !! J’ai eu une fois une situation où mon ami est parti avec seulement 1 chaussure parce que l’autre avait disparue ! A une autre soirée une femme a pris mes chaussures par erreur!
Par conséquent, il est important que lorsque les invités arrivent et qu’ils retirent leurs chaussures, ils reçoivent un numéro ou ticket et que les chaussures soient stockées correctement et bien organisées.
Tout comme les vestes au théâtre. Des vestes, oui! Bon! certains invités peuvent apporter des vestes, des écharpes ou même des sacs dont ils aimeraient que vous preniez soin. Une bonne idée est de mettre en place un vestiaire où vous pouvez stocker ces vêtements et autres accessoires. Assurez-vous de les étiqueter et assurez-vous que vous pouvez fermer la pièce!
Dans le cas où il y aurait beaucoup d’invités, ce pourrait être une bonne idée d’installer une tente appropriée avec une garde-robe sécurisée et des hôtesses pour prendre les effets personnels de vos invités.
Sac cadeaux fin de soirée
Il est habituel pour les fêtes de yacht (en particulier pour le type d’événements de sensibilisation à la marque) de fournir aux invités à leur départ un goodies bag à ramener à la maison. Dans certaines fêtes, on vous offrira des bougies Bulgari d’une valeur d’environ 100 à 150 £, car les salles de bains sont décorées avec des parfums Bulgari.
Je pense que les sacs-cadeaux doivent être personnalisés avec le thème de la soirée et pensez à donner quelque chose que les invités apprécieront. Un sac cadeau rempli de brochures et de présentations d’entreprises ne fera pas l’affaire.
Apres Soiree
Cartes de Remerciements
De nos jours, les gens trouvent que les cartes imprimées manuscrites sont un peu désuètes et n’envoient plus de cartes de remerciement (bien que je les trouve super chics et personnalisées), mais en créant une carte de remerciements qui peut être envoyée via une application avec un lien vers les photos de l’événement ou quelque chose de plus personnalisé est toujours une belle intention!
Demandez à votre photographe de faire un après-film avec des clips uniques de l’événement que votre invité pourra revivre lors de la fête (et partagez-le sur leurs réseaux sociaux pour plus de visibilité sur la marque!)
Presse & Médias
Si la soirée est un événement de type sensibilisation à la marque, puis une fois que vous avez reçu les photos professionnelles et le montage vidéo de votre photographe, c’est une bonne idée de les envoyer aux médias pour une meilleure visibilité de la marque.
